Czym tak naprawdę są zapasy firmy i jak nimi zarządzać?

Kupowanie towaru tylko po to, aby był dostępny to prosta droga do problemów.

Czym tak naprawdę są zapasy w firmie produkcyjnej?🔍

Niby trywialne pytanie, ale jednak warto na ten temat powiedzieć kilka słów. Przyjęło się patrzeć na zapasy firmy, jako na niezbędny element całego cyklu operacyjnego zapewniający ciągłość funkcjonowania przedsiębiorstwa. Prościej rzecz ujmując traktujemy zapasy w taki sposób, że ich niedostateczny poziom powoduje niepokój, zmartwienie i niepotrzebne ryzyko. No właśnie. Co to znaczy niedostateczny poziom? Dlaczego zapasy mogą powodować ryzyko? 🤔

Bardzo wdzięcznie można to przedstawić za pomocą wizualizacji akrobaty idącego po linie nad przepaścią.🤸 W ręku tegoż wyczynowca rozpościera się na lewo i prawo długi drążek stabilizujący jego środek ciężkości utrzymując go na linie w odpowiedniej pozycji.⚖️W takiej wizualizacji końce drążka to poziomy zapasów odpowiadające ich wielkości (za dużo i za mało). Kiedy któraś z stron drążka zacznie przeważać nad drugą, akrobata spada w przepaść (adekwatne do posiadania zbyt wielkich zapasów lub zbyt niskich).

Utrzymanie odpowiednich proporcji zapasu materiałowego dla biznesu pozwoli utrzymać równowagę i maksymalną zdolność akrobaty do poczynania kolejnych odważnych kroków na linie. Przechylenie któregoś z końców drążka spowoduje, że albo akrobata będzie musiał się zatrzymać (bo zapasy są za małe), albo będzie musiał poczekać chwilę na złapanie równowagi, aby iść dalej, gdyż jedna z stron drążka jest za ciężka (bo zapasy są za duże).

Spróbujmy głębiej zastanowić się nad tymi dwoma przypadkami. Czym jest zbyt duży zapas, a czym zbyt mały? Jak określić poziom optymalny? W jaki sposób zarządzać zapasem?

Zapasy za duże!😵

Z doświadczenia mogę powiedzieć, że ten przypadek jest trudniejszy do zidentyfikowania. Kiedy magazyn firmy pęka w szwach, a kolejne dostawy towarów napływają, najczęściej mówi się wtedy o powiększeniu magazynu, podnajęciu magazynu lub zwiększeniu mocy produkcyjnej. Do czego to może prowadzić? Otóż kiedy firma decyduje się na powiększenie możliwości przechowywania materiałów zamiast podjąć próbę przeanalizowania zapasów, pozbywa się bodźca informującego o potencjalnym zagrożeniu. Skoro mamy teraz większe możliwości do składowania towaru (bo wynajęliśmy magazyn lub powiększyliśmy własny) to po co się tym dalej martwić. Problem zażegnany. I ok, rozumiem, że takie przypadki mogą mieć uzasadnienie, np. wtedy kiedy faktycznie magazyn jest mały, a zapotrzebowanie materiałowe wysokie przy bardzo chłonnym rynku. No ale co jeżeli sprawiliśmy sobie właśnie bardzo drogą bombę. Chociaż bomba to złe określenie gdyż kojarzy się naturalnie z wybuchem. Tutaj raczej mamy do czynienia z zacieśniającą się pętlą najpierw na rękach, potem na nogach.

Do rzeczy. Zapas materiałowy na magazynie to nic innego jak gotówka. Gotówka, która leży na palecie i "kosztuje". Tak, jej koszt jest bardzo łatwy do obliczenia. Koszty miejsca paletowego na zewnętrznych magazynach również są jawne, szczególnie wtedy, kiedy dostajemy za nie faktury. Moim klientom i współpracownikom zawsze staram się przedstawić zapas nie jako gotówkę przechowywaną na magazynie (bo to jest bardzo oczywiste) ale jako gotówkę, która nie jest w obrocie. Mając na uwadze fakt ile pieniędzy inwestuje się w Europie w R&D (mój krótki artykuł na ten temat tutaj) zastanawiam się, jaki potencjał inwestycyjny został przyblokowany problemami z nadmiarem zapasów w firmach. Kiedy lokuje się gotówkę na magazynie, którą się nie obraca w ciągu roku, ogranicza się możliwości do wykorzystania tego kapitału na dalszą ekspansję i rozwój firmy. Ten element w moim odczuciu stanowi większy sens, a znajomość sytuacji firmy pod tym względem to bardzo cenna wiedza. Może bowiem okazać się, że zamiast pozyskiwać dofinansowania do projektów można zwiększyć obrót materiałowy towaru na magazynie i uwolnić gotówkę z magazynu do jej dalszego obrotu. Brzmi świetnie prawda? Ba... wydaje się, że to proste. Po prostu kupujmy mniej! Byłbym z takim osądem ostrożny, aby naszego akrobatę nie przechylić na drugą stronę.

Zapasy za małe!🤏🏼

Bardzo chciałbym, aby 100% firm, które miewają takie problemy przyczyną źródłową był nadmierny popyt rynkowy. Taki scenariusz to również negatywna sytuacja, ale z pozytywnym źródłem. "Mamy za mało towarów, bo zawaliły nas zamówienia, których się nie spodziewaliśmy.". Życzę Wam takich problemów. Sytuacja niestety często jest zgoła inna. Jeden z brutalniejszych przypadków, jakiego byłem świadkiem polegał na tym, że z 100 elementów wymaganych do seryjnej produkcji brakowało firmie tylko jednego, którego deficyt nagle i nieprzewidywalnie objął cały świat. W efekcie firma nie produkowała wyrobów gotowych, a pozostałe 99 komponentów sukcesywnie napływało do magazynu powiększając zapasy bez możliwości ich upłynnienia. W takich sytuacjach trudno mówić o optymalizacji. Mleko było już rozlane i trzeba było sytuację po prostu ratować, natomiast z pewnych względów można było ten efekt złagodzić.🤕Wprowadzając odpowiednią politykę zarządzania zapasem opartą na analizie branżowej, sytuacji materiałowej, parametrach matematycznych i "best practice" można opracować dobrą metodę zarządzania zapasami w taki sposób, aby ich poziom nie spadał poniżej określonego progu. Dla każdego elementu z osobna, który wymagałby takiego podejścia.🙂

W obliczu tych informacji pojawia się pytanie jak określić poziom optymalny zapasów?🤔

W moim ujęciu nie ma sensu prezentować idealnej formuły, która sprawę zamknie. Natomiast muszę przyznać, że tam gdzie polityka zapasowa nie działała na obliczonych parametrach materiałowych nie było widać żadnych efektów. Porównałbym to do działania bez określonego celu. Nie da się wpłynąć na poziom zapasu bez zamierzonego efektu końcowego. Jeżeli biznes, w którym sytuacja wymaga zmiany potrzebuje redukcji ryzyka, to taki element należy rozpatrzyć przy opracowywaniu odpowiedniej polityki zapasowej. Natomiast, kiedy mamy do czynienia z przewidywalnym rynkiem lub opartym na umowach terminarzowych wówczas zapas powinien być zarządzany z goła w inny sposób. Innymi słowy miks wszelkich składowych takich jak poziom bezpieczeństwa (Safety Stock), punkt zamówienia (Re Order Point), poziom maksymalny i minimalny zapasu (MAX&MIN Stock), zapas rotujący, wiekowanie materiałowe, itp. itd., z wiedzą i doświadczeniem uzupełniony o jakość materiałową i jakość dostawców da nam odpowiedź.

A jak takim zapasem zarządzać? Osobiście uważam, że odpowiedź brzmi: regularnie.😁Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że tam gdzie polityka zapasowa była nowo wdrażana, monitoring sytuacyjny wraz z korygowaniem założeń najpierw odbywał się tygodniowo, następnie miesięcznie, a na końcu miesięcznie tylko monitorowano sytuację, a kwartalnie korygowano założenia. Całość takiego przedsięwzięcia uzupełniano czytelnymi i intuicyjnymi dashboardami w Power Bi 📊, aby maksymalnie ułatwić podejmowanie celnych decyzji. W efekcie powstawało kilka narzędzi zarządzanych centralnie służących do optymalizacji zapasów i utrzymywaniu ich możliwie najrozsądniejszego poziomu.

A co z magazynem? No cóż pusty magazyn również kosztuje. Niewykorzystane powierzchnie magazynowe w moich oczach to przepalone pieniądze na inwestycję, której założenia minęły się z faktami. To również się zdarza. Firmy planują dużą ekspansję, wynajmują ogromne hale pod przyszłe projekty, po czym zapełniają magazyny w 30%. Z drugiej strony pamiętam jak jeden z moich klientów miał potrzebę zaprojektowania przestrzeni magazynowej. Obiekt, którego projekt budowy był już zakupiony zapewniał w pierwotnym ujęciu około 1350 miejsc paletowych. W tamtym czasie wydawało się to pojemnością "na styk". Po przeprowadzeniu szeregu analiz i badań sytuacji materiałowej u klienta stwierdziliśmy, że pojemność ta może okazać się za mała i należy podjąć próbę zwiększenia tej pojemności puki nie zostały dokonane inwestycje w osprzęt magazynowy (regały, wózki). Po kilku tygodniach był już gotowy plan zwiększenia pojemności 🧾👈 do poziomu ponad 1550 miejsc paletowych, dzięki czemu uchroniło to spółkę od konieczności najmu magazynu zewnętrznego i znacząco przyczyniło się do jej dalszego zrównoważonego rozwoju.

Wracając do zarządzania zapasem. Temat absolutnie strategiczny. Holistyczne podejście do tej kwestii zapewnia kontrolę nad poprawnym funkcjonowaniem firmy. Nie tylko produkcja i magazyn pracują z materiałem. Prototypowanie, wystawy, targi, rozwój produktowy, testy to tylko niektóre z tych elementów, które odciskają swoje ślady na całokształcie polityki zapasowej firmy. Dlatego potraktowanie tego zagadnienia z należytą dbałością, uważam za bardzo istotne w każdej firmie produkcyjnej.

Tomasz Bednarczyk

Konsultant Operacyjny / Właściciel

Vanguard Poland

+48 690 544 268

#ZarządzanieZapasem #Magazyn #PrzepływMateriałowy #Jakość #KPI #Cele #Kompetencje #Zapas #ZapasBezpieczeństwa #PunktZamówienia #SafetyStock #ReOrderPoint #MAX #MIN #SpecyfikaMateriałowa #OczekiwaniaBiznesowe #Szkolenia #VanguardPoland #Konsultacje #Doradztwo #Operacje #Logistyka #Intralogistyka #Rozwój #Zakupy #PolitykaZapasowa #PolitykaZakupowa #Inwestycje #PrzepływGotówki #RotacjaZapasowa #InventoryTurnover #PojemnośćMagazynowa #Przechowywanie #Składowanie